コンサル事務長「ジムコン」をご利用いただいたクリニックの先生に、実際の感想を伺いました
半城土とみやすクリニック
冨安 斉 先生
コンサル事務長「ジムコン」 ご利用
クリニックの運営において、スタッフの接遇や院内コミュニケーションの問題、そしてIT化の遅れなど、日々の診療を行いながら解決すべき課題が複数ありました。これらを一人で抱え込み、何から手をつけるべきか悩んでいた私にとって、PyXisのコンサル事務長『事務コン』はまさに救いの手となりました。
最初に取り組んでいただいたのは、問題のある受付スタッフの接遇改善と、院内で発生していたハラスメントの解消でした。どこに根本的な問題があるのかを事務長自ら受付に入って、現場を毎週確認し、他のスタッフにもヒアリングを行って現状分析してくれました。分析後、即実践できる解決策と計画を提案・実行していただきました。計画に沿って進める中で、徐々に問題は解決し、結果スタッフ同士の関係が深まり、院内全体の雰囲気が改善しました。
同時に、長い間先送りにしてきたDX化にも取り組んでいただきました。オンライン資格確認の導入、電子カルテ切り替えや電子処方箋の導入にも着手してもらいました。「IT化にどれほどのコストがかかり、どのタイミングで収益がプラスに転じるのか」といった具体的な試算を行い、準備と業者との交渉を事務コンに任せることができたため、スムーズに導入や、切り替えを完了することができました。導入後は業務が効率化され、私もスタッフも本来の業務に集中できるようになりました。
さらに、スタッフの採用、面接、評価面談まで一括して対応していただけたことも、大きな助けになりました。適切な人材を見極めるプロセスや、スタッフの教育を実施してもらい、従来自身で行っていた業務を担ってくれました。
雑務に追われる日々、事務作業を自主的にサポートしていただけたのもありがたいポイントでした。診療に集中できる時間が増えたおかげで、患者さんへの対応にこれまで以上に力を注ぐことができました。
振り返れば、自分が抱えていた課題は、ひとつひとつがクリニックの成長を妨げる要因となっていました。PyXisのコンサル事務長『事務コン』を利用したことで、それらが解消され、クリニック運営の新たな可能性が広がったように思います。医療の専門家であっても、経営・人事・事務のプロではありません。このサービスを利用してよかったと思います。 もし、クリニック運営において「どこか改善が必要だ」と感じているなら、コンサル事務長を活用してみてください。きっと、診療に専念できる環境を手に入れ、患者様へのサービス向上につながるはずです。私自身、おすすめします。
原内科循環器科クリニック
原 健人先生
はじめに非常勤事務長を検討された経緯はどういったものでしょうか？
診療で疲れて経営のことを考えるときに相談できる人がいませんでした。また、診療報酬の影響を受ける医院経営において、収入の大きな増加は期待しにくく、経営のことを考える気力もない、優秀な人材を確保できる自信もない、というスパイラルが。
加えて、現在の事務長の高齢化もあり、そのキーマンが倒れたらあとがないという強い不安感がありました。経営者自身には見えにくい院内のフローや業務全体を把握してくれる人がほしいと思い調べていたら、事務長代行業というものがあることを知り、PyXisのコンサル事務長サービスに辿り着きました。
正直なところPyXisという企業名を知らなかったですし、費用が高く、院内をかき乱されて終わるのではないかという不安もありましたが、実際は全く違いました。契約前は金額が高いと感じましたが、最初の段階で経営全体を見直していただいたことで契約費用はすぐに元を取れました。
何より、開業当初のキラキラしていた気持ちが日々疲弊していき、相談相手がおらず孤独を感じていくところに寄り添ってくれることに付加価値を感じました。孤独は毒である、「孤毒」だと表現するのですが、そこをコンサル事務長が「解毒」してくれていると思います。
当初不安があったかと思いますが、他社比較などはされたのでしょうか？また、正式な依頼に至った理由をお聞かせください
他社との比較はしていないです。
大きなポイントは、コンサルタントが優秀なMRであるということと、中小企業診断士を取得しているコンサルタントのいる会社だという点でした。
医者という特殊な職種との距離感にも理解があり、心地よくコミュニケーションを取ることができたことも大きいです。
専門的な領域のタスクを相談した際にも、すぐに調べて道を開いていく能力があると分かりましたので、比較はせず利用することになりました。
人のことを救わなきゃいけないのに自分が疲弊してしまい明るい気持ちになれなかったところを、ポジティブな方向に変えてくれるなにかを探していました。ここまでうまくハマるとは思っていませんでした。
具体的にご依頼されたタスクをいくつか対応結果についての満足度を教えて下さい
まず法人全体の課題を整理することでした。日々の愚痴を話しながらコミュニケーションを深めるうちに自然と論点がまとまりつつ、いい提案をしてくれました。
特に経営面について、複数施設の情報をもとに比較ベースで弱点をすぐに指摘してくれました。取るべき加算について考え、実際に手続きを支援してくれたことが高い満足度の最も分かりやすい例です。
労務に関する整理依頼もしました。
誰がいつ何をやってくれているのか、情報を整理してもらうことができました。情報の取扱い配慮が行き届いており、安全保障管理が備わっているため、安心して職員に関する相談事ができるようになりました。
かつ、物事を肯定的に捉えてくれるので、心理的な負担が軽くなった感覚があります。
今後依頼したいタスクを教えて下さい
普通の診療所、内科医院で武器はなくても何らかの差別化をしないといけない時代になってきたと思います。院内の業務効率化を進めてもらうだけでなく、快適性や空間価値の向上といったアイデアの創造に力を借りたいと思っています。
見積もりを取るだけでも面倒に感じるなかで、将来を描く、夢を語る気分になれなかったところが、いまは一緒に夢を語ることができます。これを具現化していくステージと捉え、伴走してもらいたいと思っています。
医療法人百優会 かとうクリニック
加藤 亮 先生
コンサル事務長「ジムコン」 ご利用
“PyXisのコンサル事務長サービス”に出会ったきっかけは、データ提出加算への対応でした。
データ提出加算を算定することは、医療の質評価への貢献だけでなく、将来的な診療報酬改定への対応や、医療機関としてのデータ基盤を整備していく上でも非常に重要な取り組みであり、クリニックとしても早期に対応すべき課題であると以前から認識していました。
しかしながら、実際に導入しようとすると、行政への届け出、必要データの抽出・入力方法、提出形式の理解など、手続きが非常に複雑で、日々の診療を行いながら自力で進めるには心理的ハードルが高く、正直なところ途中で諦めかけていました。
そのような中、薬品卸の担当者の方に「データ提出加算を支援してくれる業者はないか」と相談したところ、“PyXisのコンサル事務長サービス”を紹介していただきました。
早速担当者の方と面談したところ、制度の概要説明だけでなく、実際の申請フロー、必要な準備事項、導入までのスケジュールなどを非常に具体的かつ分かりやすく提示していただきました。行政への届け出からデータ抽出・入力方法の整備、提出までの流れを段階的にサポートしていただいたことで、想像していたよりもスムーズに導入を進めることができ、現在では毎月安定して算定できる体制を構築することができています。
また、単なる加算取得支援に留まらず、クリニック全体の成長という観点からも多くの相談に乗っていただいています。
例えば、SEO対策を含めたWeb集患の見直し、院内サイネージの改善提案、訪問診療件数の増加に伴う診療時間変更に関する手続きや運用設計など、通常であればそれぞれ専門業者に個別相談が必要な内容についても、横断的にサポートしていただける点は大きな助けとなっています。
単なる外部コンサルタントというよりも、現場を理解しながら伴走してくれる“良き相棒”として、一緒に仕事をしている感覚があります。
クリニックの院長という立場は、日々の診療だけでも非常に多忙であり、経営面や組織運営、IT化などの課題にまで十分に時間や思考を割くことが難しいのが現実です。
しかし、事務長という視点から相談できる存在がいることで、これまで見えていなかった課題が整理され、具体的な改善策を実行に移すことが可能になりました。その結果として、クリニックの成長だけでなく、自身の視野も広がり、お互いに成長していける関係性を築けていると感じています。
今後もクリニックの発展に向けて、引き続き伴走していただけることを期待しております。どうぞよろしくお願いいたします。